Em breve chegará o prazo final determinado para que todas as Instituições de Ensino Superior (IES) tenham seu acervo acadêmico digitalizado. A digitalização de documentos é uma excelente solução para otimizar o espaço de qualquer organização. Além de promover a segurança dos arquivos também é ideal para manter a organização.

Segundo o Diário Oficial da União: “considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos.”

O Decreto no. 9.235, de 15 de dezembro de 2017, determina que até abril de 2020 todas as IES públicas e particulares devem digitalizar o seu acervo de forma a assegurar a integridade e autenticidade de todas as informações ali contidas. O Decreto também prevê que um sistema de gestão documental deve ser imposto por um comitê gestor para facilitar a indexação e localização dos arquivos de forma intuitiva e prática.

Também é decretado que os documentos digitais, inclusive o diploma, devem seguir as diretrizes de certificação digital padrão ICP-Brasil. Dessa forma, garante a segurança, rastreabilidade e autenticidade do documento.

Ainda está para ser determinado o prazo de guarda da versão física do acervo original, mas também é possível otimizar essa tarefa contando com uma empresa especializada e terceirizada. A Global Box conta com galpões adequados para a segurança e conservação de milhares de documentos e usa de tecnologia de ponta para organizar e encontrar cada papel guardado. Você pode ler mais sobre como funciona o RFID aqui.

Um projeto de digitalização desse porte pode parecer um grande desafio, mas você pode contar com a experiência de mais de 19 anos dos profissionais na Global Box para estabelecer um processo eficiente que atende a todos os requisitos do Decreto. Quer saber mais sobre digitalização de documentos? Entre em contato com os nossos especialistas.