Um dos fatores mais importantes para o funcionamento de uma empresa é o espaço de trabalho, é com a organização e estruturação deste que os empregados podem atingir o máximo do seu potencial e elevar o sucesso do negócio. Para isso, é importante otimizar ao máximo cada espaço disponível.
Como vimos no post Por quanto tempo guardar os documentos de uma empresa, uma empresa de qualquer tamanho acaba gerando uma grande quantidade de documentos que precisam ser guardados por um tempo determinado por lei, podendo ocorrer multas por cada papel perdido. Logo, uma das formas mais eficientes de liberar espaço na sua empresa para criar um ambiente produtivo está justamente na gestão desses documentos.
Determinar adequadamente o destino desses arquivos contribui para o crescimento da empresa, facilita a supervisão das atividades e ainda pode reduzir os custos, evitando cópias desnecessárias e utilizando o espaço disponível para atividades mais produtivas do que um armazém improvisado.
O papel é um material que facilmente acumula ácaro e umidade, fatores que podem causar reações alérgicas nos trabalhadores. Além disso, quando se trata de arquivos que você já sabe que não precisa ter em mãos para consultas constantes, o ideal é tirá-los do caminho, até para evitar perdas ou danos.
Os armazéns da Global Box contam com controle de temperatura e umidade, protegendo a durabilidade do papel e, com a tecnologia RFID, é possível identificar e localizar cada documento em questão de segundos. Dessa forma, se for necessário ter o papel em mãos, você não perde tempo revirando o seu depósito para encontra-lo.
Até mesmo os documentos que precisam ser consultados frequentemente não precisam ocupar espaço físico na sua empresa, eles podem ser digitalizados e mantidos em nuvem. A digitalização de arquivos sana diversos dos problemas do papel físico: o documento se mantém conservado e várias pessoas podem o consultar ao mesmo tempo.
A questão da segurança também deve ser considerada para documentos digitalizados, o recomendado é que sejam mantidos em nuvem com controle de acesso e protegidos por sistemas de inteligência de ponta.
Um ponto nebuloso da segurança de uma empresa está em como ela gerencia as informações sigilosas. Nos casos em que essas informações ainda precisam estar disponíveis para consulta, é importante contar com um serviço que oferece um espaço seguro para esses documentos. Porém, se o arquivo não tem mais nenhuma utilidade e, especialmente, se seu conteúdo é confidencial, a solução é solicitar a destruição segura desses papéis ou mídias.
Com a Global Box arquivos sigilosos em papel são descaracterizados completamente com máquinas fragmentadores de ponta, seguindo processos criteriosos. Depois disso, dando importância à sustentabilidade, os retalhos são encaminhados para reciclagem.
Consulte os profissionais da Global Box para te ajudar a definir a melhor forma de gerir os documentos da sua empresa.