Indiferente do ramo em que a empresa atua, o volume de papelada parece sempre estar se multiplicando. Isso acontece em todos os setores, especialmente nas áreas de Recursos Humanos, Contabilidade e Jurídica. Até os documentos que são criados frequentemente, a empresa tem a responsabilidade de guardar os originais por um tempo mínimo.

Fique de olho se você está seguindo as normas adequadas na sua empresa. Documentos como Aviso Prévio, Pedido de Demissão e Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho, precisam ser guardados adequadamente por 2 anos.

O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) deve ser mantido por 3 anos. Já documentos como Acordo de Compensação, Acordo de Prorrogação, Recibo de Abono de Férias, Recibo de Pagamento de Salário e do Vale-transporte, devem ser guardados por 5 anos durante o emprego e/ou até 2 anos após a rescisão.

A Folha de Votação de Eleição da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA), o Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical (GRCS) e o Mapa Anual de Acidente de Trabalho, também devem ser armazenados por um mínimo de 5 anos.

A lei pede também que toda documentação sobre imposto de renda na fonte seja guardada por 7 anos. Já o Comprovante de Cadastramento do Programa de Integração Social (PIS)/ Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP) e a Relação Anual de Informações Sociais (Rais) devem cumprir o prazo de 10 anos armazenados.

Em relação ao Guia da Previdência Social (GPS) e toda documentação previdenciária quando não tenha havido levantamento fiscal (Folha de pagamento, recibos, Ficha de Salário-Família, Atestados médicos, Guia de recolhimento, enfim), estes devem ser mantido por 10 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos.

O maior período requisitado por lei é de 30 anos, sendo referente ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), o Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) e o Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social (GRFP).

Por último, ainda existem os documentos que tem um prazo indeterminado e, por isso mesmo, devem ser armazenados cuidadosamente até que seja estabelecido um período mínimo por lei. Os principais que merecem atenção são: a Declaração de Instalação, o Livro de Atas da CIPA, o Livro de Inspeção do Trabalho e o Registro de Empregados.

Agora, com tantos papéis aglomerados dentro da sua empresa você acaba não otimizando o espaço de trabalho e corre o risco de perder tempo procurando o documento que precisa, além do fato que se o espaço não for adequado na questão de temperatura e umidade do ar, o papel pode ser danificado ou até mesmo perdido. Por isso, com a Global Box, várias empresas armazenam seus documentos em áreas adequadas e com a tecnologia de ponta que permite o acesso seguro e remoto do documento ou mesmo pedir a versão física diretamente com o atendente. Descubra mais aqui.