Um dos recursos mais importantes dentro de uma empresa são os funcionários. Como o próprio Steve Jobs já disse: “Não é o dinheiro que importa. São as pessoas que você tem, e como você as lidera”. Por isso o departamento de Recursos Humanos é tão importante, tendo como prioridade cuidar dos trabalhadores de uma empresa.

Por isso, esse é um dos departamentos que mais gera documentos que precisam ser arquivados, desde os papéis de contratação de funcionário, aumentos de salário, pedidos de férias, ações disciplinares, licenças, etc., até os documentos gerados para auditorias, revisões de desempenho, processos judiciais, procedimentos disciplinares, aposentadoria ou saída. Confira Por Quanto Tempo Guardar Os Documentos De Uma Empresa aqui. 

Existem muitas empresas que ainda guardam seus documentos em enormes armários de aço que, se não são bem mantidas, podem afetar a qualidade do papel. Além disso, podem começar a surgir diversas cópias do mesmo documento, atrapalhando o arquivamento e ocupando espaço. 

Uma solução é a terceirização do arquivamento com uma empresa com estrutura adequada para organizar e gerir toda a documentação do seu negócio. A Global Box tem orgulho de oferecer o melhor espaço e qualidade para seus clientes e também conta com tecnologia RFID que rastreia arquivos e mídias em segundos, diminuindo aquele tempo de procura. 

Também é possível garantir essa agilidade com a Digitalização e Gestão Eletrônica dos Documentos. De forma segura e prática, os arquivos são digitalizados e armazenados em nuvem com controle de acesso, podendo ser encontrados com palavras-chave apenas pelas pessoas autorizadas. Isso facilita na hora de encontrar todos os documentos referentes a um funcionário, por exemplo. 

Adotando uma gestão estratégica de documentos no departamento de RH, é possível diminuir os custos, melhorar o fluxo de trabalho, economizar tempo e garantir a segurança dos arquivos. Entre em contato com a Global Box e descubra mais sobre como podemos otimizar o tempo e espaço da sua empresa.